Logiciel de gestion de stock sur mesure : étude de cas ProStock, de l’analyse au démarrage

Stocks suivis sur papier, facturation sur Excel, déclarations qui prennent plusieurs jours à préparer : beaucoup de PME et d’entreprises industrielles se reconnaîtront dans cette situation. C’est exactement le point de départ de ce projet. Voici comment un logiciel de gestion de stock sur mesure, conçu par PROGEDEV, a transformé une organisation entière — et ce que cet accompagnement peut aussi apporter à votre entreprise.

Le point de départ : une PME qui gère tout à la main

Avant ce projet, l’entreprise pilotait l’ensemble de son activité de façon manuelle. La gestion des stocks, du stockage, de la production et des chargements se faisait sur des feuilles papier. La facturation, elle, tournait sur Excel. Deux outils, aucun lien entre eux, et aucune vue d’ensemble sur l’activité réelle de l’entreprise.

Les déclarations administratives étaient elles aussi un vrai casse-tête : il fallait rassembler des données éparpillées dans plusieurs tableaux, refaire les mêmes calculs à chaque fois, et y consacrer plusieurs jours avant de pouvoir les compléter. Un travail répétitif, source de fatigue et d’erreurs, pour un résultat qui devait être refait le mois suivant.

Un manque de traçabilité qui coûtait cher

Le plus problématique n’était pas le temps passé sur les tableaux Excel, mais l’absence de suivi fiable. Sans inventaire précis, ni partiel par emplacement, ni global, l’organisation restait complexe et le rendement de production impossible à mesurer. Certains articles disparaissaient sans qu’on puisse comprendre pourquoi ni en assurer le suivi — un problème que rencontrent la majorité des entreprises qui n’ont pas encore de logiciel de gestion d’entrepôt centralisé.

Notre rôle : bien plus qu’un simple développement de logiciel

Ce qui différencie PROGEDEV, c’est que notre accompagnement ne se limite jamais à livrer un programme informatique. Nous prenons en charge l’intégralité du projet, de la première discussion jusqu’au fonctionnement quotidien de la solution, en passant par la formation des équipes et le suivi après le lancement.

1. Une analyse complète des besoins, avant tout développement

Avant d’écrire la moindre ligne de code, nous avons pris le temps de comprendre en détail le métier du client : comment circulaient les stocks, comment se déroulait la production, comment étaient organisés les chargements, et quelles contraintes s’appliquaient aux déclarations. Cette étape est essentielle : un bon logiciel de gestion ne peut pas exister sans une compréhension fine du terrain.

2. Un cahier des charges entièrement personnalisé

Sur la base de cette analyse, nous avons rédigé un cahier des charges sur mesure, avec un principe simple posé dès le départ : tout devait être configurable. Pas de fonctionnement imposé, pas de case à cocher qui ne correspond qu’à moitié à la réalité du client. Chaque écran, chaque règle et chaque étape du processus a été pensé pour coller à l’activité réelle de l’entreprise.

3. Un développement sur mesure, pas un logiciel générique

C’est là toute la différence entre un ERP standard et une solution développée sur mesure : c’est le logiciel qui s’adapte à votre façon de travailler, jamais l’inverse. Nous ne demandons jamais à un client de modifier ses habitudes ou son organisation pour rentrer dans les cases d’un outil tout fait. Grâce au développement sur mesure et à une configuration avancée, ProStock reproduit fidèlement les processus existants du client, tout en supprimant les tâches manuelles inutiles.

4. L’installation de l’infrastructure, avec PROGEDYS

Un logiciel de gestion de stock, aussi bien conçu soit-il, ne sert à rien sans le matériel adapté sur le terrain. C’est pourquoi PROGEDEV a travaillé main dans la main avec PROGEDYS pour installer toute l’infrastructure nécessaire : tablettes pour la saisie en entrepôt et en production, imprimantes d’étiquettes, réseau et matériel informatique. Le client n’a pas eu à gérer plusieurs prestataires séparés : tout a été coordonné pour que la solution soit opérationnelle du premier jour, sur le terrain comme au bureau.

5. La formation des équipes

Un logiciel n’apporte de valeur que si les équipes qui l’utilisent au quotidien se l’approprient réellement. Nous avons donc formé les utilisateurs — de la production à la facturation — pour que chacun soit autonome sur les écrans et les gestes qui le concernent, sans dépendre en permanence d’un support extérieur.

6. Un accompagnement pendant les tests et le démarrage

Le passage d’une gestion papier à une gestion numérique est un moment sensible pour une entreprise : c’est le moment où l’activité réelle ne doit surtout pas s’arrêter. PROGEDEV est resté présent pendant toute la phase de tests et de démarrage, pour ajuster les derniers détails, corriger ce qui devait l’être, et sécuriser le passage à la nouvelle organisation sans rupture d’activité.

Une relation qui continue bien après la mise en service

Le projet ne s’est pas arrêté au démarrage. PROGEDEV est resté en contact permanent avec les dirigeants et les équipes du client, pour recueillir leurs retours d’usage réels, faire évoluer la solution et l’adapter aux besoins qui apparaissent une fois l’outil utilisé au quotidien. Cette proximité est ce qui permet à ProStock de continuer à coller à l’activité de l’entreprise, même quand celle-ci évolue.

Les bénéfices concrets pour le client

Aujourd’hui, l’entreprise pilote l’ensemble de son activité — gestion des stocks, production, stockage, chargements, facturation, déclarations, inventaires et traçabilité — depuis une seule plateforme. Toutes les opérations sont centralisées, suivies et historisées. Concrètement, cela se traduit par :

• Un gain de temps considérable sur les tâches répétitives, en particulier sur la préparation des déclarations.
• Une réduction nette des erreurs, grâce à la suppression de la double saisie entre papier, Excel et mémoire humaine.
• Une meilleure organisation du stockage, de la production et des chargements, avec des processus clairs pour chaque équipe.
• Un suivi en temps réel des stocks, avec inventaires partiels par emplacement et inventaire global.
• Une traçabilité complète du rendement de production, qui permet enfin d’expliquer les écarts au lieu de les constater sans comprendre.
• Une vraie sérénité pour les dirigeants, qui disposent d’une visibilité complète sur leur activité et de déclarations fiables et conformes.

Pourquoi ce type de projet fonctionne : le logiciel s’adapte à vous

Ce projet illustre une conviction que PROGEDEV applique à chaque accompagnement : la réussite d’une transformation digitale ne dépend pas d’un logiciel « miracle », mais d’un développement sur mesure pensé autour du métier réel de l’entreprise, accompagné de bout en bout — analyse, cahier des charges, développement, infrastructure, formation, tests, puis suivi dans la durée. C’est cette méthode, et non un simple outil, qui garantit l’optimisation des processus sans bouleverser l’organisation existante.

Votre entreprise se reconnaît dans cette situation ?

Vous êtes probablement concerné si :

• Vos stocks sont encore suivis sur papier ou sur plusieurs fichiers Excel qui ne se parlent pas.
• Vos déclarations vous prennent plusieurs jours à chaque échéance.
• Vous ne savez pas expliquer certains écarts de stock ou de production.
• Vous n’avez pas de visibilité en temps réel sur votre activité.
• Vous avez déjà essayé un logiciel « standard » qui ne correspondait pas à votre façon de travailler.

Si l’une de ces situations vous parle, il est probable qu’un logiciel sur mesure comme ProStock puisse transformer votre gestion de stock, de production et de facturation, exactement comme il l’a fait pour ce client. La méthode reste la même, quel que soit votre secteur : nous nous adaptons à votre métier, pas l’inverse — y compris pour la connexion à vos outils comptables existants ou le suivi de vos indicateurs en temps réel.